Os componentes básicos de uma ata são o local da reunião, a data, o horário e a ordem do dia.

A ata, nos órgãos oficiais e nas empresas, segundo norma definida em estatuto, é sempre assinada por todos os participantes da reunião; caso contrário, as decisões registradas não têm valor.

A ata é regularmente redigida por um secretário efetivo. No caso da ausência deste, nomeia-se um substituto, um secretário ad hoc, designado para a ocasião.

A ata de assembleia geral extraordinária é aquela destinada às comemorações de datas festivas dentro da instituição pública ou da organização.

O erro não é permitido em uma ata. Caso se cometa alguma falha no registro dos fatos, deve-se anular a ata, ou até mesmo destacar a folha do livro próprio.