Um pesquisador necessita obter informações sobre um arquivo, mas ele não sabe qual deve consultar. Nesse caso, o arquivista deverá indagar ao pesquisador algumas informações como: termo, códigos ou expressões que possam ser usados para a pesquisa, identificação ou localização das descrições arquivísticas.

Esses elementos de informação a que levam ao arquivo desejado são os (as)