Organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses. Aliando-se à organização, a informatização e a digitalização de documentos passaram a fazer parte do dia a dia das instituições, tendo como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos. Tais recursos no ambiente de trabalho:

I. Facilitam a correta guarda de acervos (custódia de documentos), a rastreabilidade de todas as informações de consultas, o rearquivamento das devoluções de documentos, assegurando a preservação e a organização dos arquivos.

II. Tornam os locais de trabalho mais organizados, limpos e saudáveis, evitando o acúmulo de poeira e proliferação de insetos, pragas e bactérias entre papeis.

III. Permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas, podendo estas ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais.

IV. Possibilitam que todas as movimentações permaneçam registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.

V. Proporcionam a realização de pesquisas e a solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. O atendimento às consultas pode ser feito também por envio das imagens dos documentos por email ou fax ao solicitante.

Está incorreto o que se afirma em: