Sugere-se que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

O e-mail é um documento oficial, mas não pode ser comparável a um ofício. Ao contrário de um ofício, no e-mail não é necessário o uso de linguagem formal.

Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu alto custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, não utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.