Navegadores de arquivo precisam de acesso direto, físico, aos arquivos exibidos, enquanto os catálogos do Lightroom permitem que as fotos sejam visualizadas sem que necessariamente estejam no mesmo computador que o software.

O Lightroom exige apenas que os arquivos de imagens sejam armazenados em um disco rígido externo para serem acessados; já os navegadores de arquivo podem ter acesso a fotos armazenadas tanto em unidades externas conectadas ao computador quanto em unidades de rede.

Não há diferença: os catálogos do Lightroom apresentam os mesmos recursos que os navegadores de arquivo.

Os navegadores de arquivo só têm acesso a arquivos que estejam no disco rígido ou em mídias de armazenamento conectadas ao computador, mas os catálogos do Lightroom permitem a visualização e a edição de fotos que não se encontram fisicamente no computador nem em quaisquer unidades a ele conectadas, desde que o link entre os arquivos e o catálogo esteja armazenado na rede.

No Lightroom, os arquivos de imagens devem estar realmente no disco rígido ou o computador deve estar conectado a uma mídia de armazenamento que contenha os arquivos a serem editados. Isso torna o fluxo de trabalho significativamente mais simples do que quando se utiliza um navegador de arquivos qualquer que busca as fotos por caminhos aleatórios, dificultando sua organização.