permite racionalizar o acúmulo de documentos nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.

no documento digital, como suporte e conteúdo são entidades separadas e o documento é constituído por um objeto físico (suporte), lógico (software e formato) e conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo sua identificação única e os ponteiros para outros objetos digitais.

colocar um documento em uma pasta é um processo consciente de determinar sua classificação e arquivá-lo em uma sequencia predefinida.

se pode impedir o acesso aos documentos sigilosos.

é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade e que pode incluir ou não a atribuição de código aos documentos.