Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos normativos obedece a certa tradição. Há normas para sua elaboração que remontam ao período de nossa história imperial, como, por exemplo, a obrigatoriedade – estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de 1822 – de que se aponha, ao final desses atos, o número de anos transcorridos desde a Independência. Essa prática foi mantida no período republicano.

As comunicações que partem dos órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro. Para atingir esse objetivo, poderá ser utilizada a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico para máxima compreensão.

A língua escrita, como a falada, compreende diferentes níveis, de acordo com o uso que dela se faça. Há um padrão de linguagem que atende ao uso que se faz da língua, a finalidade com que a empregamos. Nos textos oficiais, seu caráter pessoal e único tem por finalidade informar com o máximo de clareza e, para atingir esse objetivo, poderá ser utilizada a gíria, os regionalismos vocabulares ou o jargão técnico para máxima compreensão.

A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um mínimo de informações com um máximo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto.

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar, ainda, se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os desenvolvemos melhor. Assim não há necessidade de explicações sobre os termos técnicos empregados, nem explicitar, desenvolver, esclarecer, transpor o significado das siglas e abreviações e os conceitos específicos.