Os sistemas de dados informatizados otimizam o tempo da consulta e aumentam a disponibilidade dos dados das coleções biológicas.

Por questões de segurança, é recomendável que os registros de dados informatizados sejam duplicados ou cópias destes registros sejam mantidas em locais separados.

Se os registros de dados forem efetuados em sistemas informatizados (computadores), a equipe de funcionários da coleção deve estar familiarizada com a operação do sistema.

Existe uma demanda crescente de coleções biológicas informatizadas, entretanto há carência de equipe capacitada ou de apoio em informática na maioria das coleções biológicas brasileiras.

A informatização dos registros de dados aumenta a disponibilidade dos dados das coleções biológicas, possibilitando o acesso aberto indiscriminado e colocando em risco a segurança da biodiversidade brasileira.