Um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) pode ser definido como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou híbridos”. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses; desde que contemple o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e- Arq Brasil). Sendo assim, são procedimentos a serem implementados pelo SIGAD, EXCETO