Na comunicação oficial, o destinatário é sempre o público.

Para que haja comunicação, são necessários: a) alguém que comunique; b) algo a ser comunicado; c) alguém que receba essa comunicação.

O tipo de linguagem utilizado nos atos e nos expedientes oficiais decorre do caráter público desses atos e comunicações e da necessidade de se considerarem as variantes linguísticas.

A redação oficial deve caracterizar-se por: clareza e precisão; subjetividade; concisão; coesão e coerência; impessoalidade; formalidade e padronização; e uso da norma padrão da língua portuguesa.

As comunicações administrativas devem ser sempre informais, sem obedecer a certas regras de forma.