Documentos de arquivos correntes e intermediários não podem ser eliminados e devem ser mantidos em guarda definitiva pelo órgão produtor ou receptor.

Arquivos de primeira idade ou correntes são constituídos de documentos fortuitamente consultados, conservados devido a seu valor histórico ou documental.

Arquivos correntes podem ser alocados em local afastado do seu órgão produtor ou receptor devido a sua baixa frequência de consulta.

Arquivos correntes devem manter documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário podem ser objeto de consultas recorrentes pela área que o produziu.

Arquivos permanentes, também chamados de segunda idade, são constituídos por documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, devido a seu valor de natureza administrativa.