Na Redação Oficial, a impessoalidade e a publicidade devem ser observadas. Para tanto, um servidor, que ocupa um cargo de chefia, quando se ausenta, é substituído por um outro, conforme portaria ou regulamento vigente. Desse modo, José Faria, diretor do Instituto de Química, ausentou-se para gozo do período de férias. André Lima, vice-diretor, assumiu a direção pelo período correspondente.
Considerando esse contexto e o que preconiza o Manual de Redação da Presidência da República, na identificação do signatário, depois do nome do cargo, é possível utilizar os termos interino e substituto, observando que: