Existem vários tipos de arquivos, classificados conforme os objetivos e competências das entidades que os produzem. Antes de guardar os documentos em pastas, dossiês e móveis correspondentes, os funcionários de arquivo deverão obedecer a uma sequência de etapas. Uma delas consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, que pode chegar ao arquivo por razões diversas: para solicitar informação, ver a existência de antecedentes, ser anexado a outro, em obediência a uma rotina etc. Tal etapa é a: