Apesar do surgimento e da implementação de novas tecnologias em processos organizacionais, a exemplo da gestão de documentos, ainda hoje é considerável o volume de documentos em meio físico que as organizações, públicas ou privadas, precisam gerenciar em seu dia a dia. A execução de processos internos e externos produz documentações de natureza e classificação diversa que precisam ser arquivados fisicamente, sobretudo, para uma posterior utilização. São consideradas finalidades básicas do arquivo físico, EXCETO: