São aqueles cuja guarda é definitiva em função de seu valor e não são utilizados.

São documentos cujo uso é pouco frequente e que, por isso, são destinados a um depósito de armazenamento temporário até que seja dada sua destinação final.

São aqueles que não são utilizados com frequência pelos órgãos produtores.

São aqueles em que não há a necessidade de se estabelecer código de classificação de documentos, classificando o que for produzido ou recebido pelo órgão ao longo de suas atividades.

São aqueles utilizados com frequência pelos órgãos produtores, assim como sua consulta. São documentos relacionados aos objetivos imediatos de sua produção ou recepção.