O arquivo escolar, conjunto ordenado de papéis que documentam e comprovam os fatos relativos à vida escolar do aluno e à vida funcional do corpo docente e administrativo, pode ser organizado como ativo ou passivo (morto). Ao arquivo passivo pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais, bem como os documentos de ex-alunos e os servidores aposentados da unidade escolar. São considerados arquivos passivos que deverão ter uma guarda permanente na escola, EXCETO: