Deve tomar por base o suporte do documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.

É o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados.

É feita a partir da tabela de temporalidade elaborada pelo órgão ou entidade e que pode incluir ou não a atribuição de códigos aos documentos.

Determina o agrupamento de documentos em unidades menores (fundo) e o agrupamento destas em unidades maiores (peças), formando a coleção do órgão ou entidade.

Define a organização física e os prazos de guarda e destinação final dos documentos, constituindo-se em inventário básico para recuperação documental.