O sistema direto é aquele em que é necessário consultar um índice ou código para acessar o documento, diferentemente do indireto, no qual a busca é feita no local de guarda do documento.

A diferença entre os dois sistemas é apenas a forma como se manuseia o documento: o indireto indica o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual) e o direto dispensa essa proteção individual.

O sistema direto é aquele cujo produtor assinou diretamente no documento e o indireto é aquele cuja assinatura do produtor está em forma eletrônica.

Nos sistemas diretos os documentos são arquivados diretamente pelo produtor, e no sistema indireto o arquivamento é executado por profissional técnico específico ou por empresa de custódia externa.

Os sistemas diretos são capazes de permitir buscar o documento diretamente no local onde está guardado, diferentemente do indireto, no qual é necessário consultar um índice ou código, que remeta ao documento.