Em entrevistas de referência cujo objetivo é a realização de buscas automáticas, é necessário dar mais atenção à terminologia, pois esse tipo de busca depende do uso correto da linguagem na representação do assunto solicitado pelo usuário.

Todas as perguntas dirigidas ao bibliotecário de referência precisam ser negociadas em uma entrevista de referência, de forma que a necessidade de informação do usuário seja corretamente identificada.

Tanto em buscas manuais quanto automáticas, a primeira etapa da entrevista de referência diz respeito à identificação do contexto no qual a informação solicitada será utilizada pelo usuário.

Na busca automática, a entrevista de referência ocorre somente na etapa que a antecede, sendo conhecida como entrevista pré-busca. Na busca manual, a entrevista continua de forma intermitente ao longo de toda a etapa de busca e depois dela.