informe-se previamente sobre os nomes corretos e funções dos visitantes, procure saber se algum deles precisa de atendimento especial por ter algum tipo de restrição (por exemplo, de locomoção, de audição ou de visão) e tente ao máximo facilitar a chegada dos visitantes.

oriente porteiro e recepcionista de portaria sobre os visitantes, peça para ser avisado assim que chegarem e não os deixe esperando por mais do que o tempo necessário para ir a seu encontro.

verifique previamente a arrumação, a higiene e a limpeza de todos os ambientes nos quais os visitantes eventualmente estarão.

use sempre tratamento bem informal para deixar os visitantes imediatamente à vontade; nesse sentido, tratalos por “você” é sempre preferível a “senhor” ou “senhora”.

mantenha elegância na postura, nos modos, no tom de voz e na linguagem.