Os Governos Estaduais e o Distrito Federal estabeleceram a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF -e) em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelo critério de CNAE, e operações com os destinatários que especifica.

Durante a emissão de uma Nota Fiscal eletrônica, esta passa por diversas situações até ser autorizada pela Secretaria de Fazenda Estadual. Em resumo, a NF-e assume várias situações até a sua autorização. Das situações possíveis, encontram-se:

I. Assinada- É a situação na qual a NF-e esta após ser assinada digitalmente com o Certificado Digital do contribuinte emissor. Ainda é possível a edição desta NF-e, mas esta voltará para a situação "Em Digitação", perdendo a assinatura e sendo necessário realizar novamente os processos de Validação e Assinatura.

II. Em Processamento na SEFAZ - Após a transmissão da NF-e para a SEFAZ correspondente, a NF-e ganhará a situação "Em processamento na SEFAZ". Neste estágio, a NF-e estará na fila para ser processada na SEFAZ tendo o usuário que aguardar até que a SEFAZ recepcione e autorize a respectiva NF-e. Durante este momento, o Software fará a busca das autorizações das NF-es enviadas, informando quando a NF-e for autorizada.

Das situações acima: