ao assunto, data, tipologia, resumo, notação, forma, formato, gênero e espécie de cada item documental.

à espécie, emissor, destinatário, função, ação, datas tópica e cronológica, assinatura, notação e caracteres externos de cada item documental.

à produção, trâmite, arquivamento, seleção, descarte, microfilmagem e condições de arquivamento de cada série ou de cada item documental.

à categorização, datas-limite, quantidade, notação e forma de ordenamento de cada série.

ao funcionamento da instituição: horários, facilidades, endereço, condições e restrições à pesquisa.