O objetivo principal da marcação de objetos com seu número de inventário é fornecer uma identidade única utilizada para conectar um objeto com sua documentação, assim como aos sistemas de controle que facilitam sua localização e acesso.

O número de inventário deve ser obrigatoriamente aplicado ou conectado ao objeto da maneira mais permanente possível – sem causar prejuízo –, e de forma que seja rapidamente identificado.

Itens recebidos por meio de empréstimo ou ainda não incorporados na coleção devem ser marcados diretamente, com métodos permanentes.

A marcação e/ou etiquetagem de um objeto deve ser feita como parte do processo de aquisição ou documentação retrospectiva, quando for estabelecido o inventário e o sistema de documentação.