No fecho das comunicações oficiais, utiliza-se Respeitosamente para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República.

No fecho das comunicações oficiais, utiliza-se Atenciosamente, para autoridades de mesma hierarquia, de hierarquia inferior ou demais casos.

O corpo do texto do documento oficial deve ser redigido em alinhamento justificado, com recuo de parágrafo.

Na identificação do signatário, o cargo da autoridade que expede o documento deve ser redigido apenas com as iniciais maiúsculas.

Na estrutura dos textos oficiais, o assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma detalhada. A frase que descreve o conteúdo do documento deve ser escrita com inicial minúscula, utilizando-se verbos e, pelo menos, dez palavras.