É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Compete ao Arquivo Nacional o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pela Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG).

Nem todo cidadão possui direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, pois carece de autorização judicial para a obtenção desse direito.

O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social não podem ser franqueados ao público, pois viola a intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Os arquivos privados identificados como de interesse público e social podem ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental.