O tipo e o número do expediente, seguidos da sigla do órgão que o expede, são obrigatórios para o ofício e opcionais para o aviso e o memorando.

Nos documentos do Padrão Ofício, é obrigatório o número da página a partir da segunda página.

O local e a data no Padrão Ofício vêm logo após a assinatura do autor da comunicação, independentemente se for ofício, memorando ou aviso.

Como se trata de comunicações oficiais, aos ofícios e memorandos não é permitida a impressão em ambas as faces do papel.

O uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento é proibido.