Os formulários são codificados segundo um sistema adotado pela empresa que os utiliza.

O formulário não deve estar voltado a trabalhar apenas com informações importantes, que, em algum momento, poderão influenciar as decisões dentro do sistema considerado ou rotina da empresa.

O formulário é um instrumento do processo administrativo de uma empresa constituído de palavras e números compostos de dados fixos (impressos antes do uso) e dados variáveis (anotados posteriormente).

A necessidade dos formulários se justifica também pelo apoio ao treinamento de funcionários, pois, ao consolidar um conjunto de dados e informações, possibilita ao funcionário uma decisão mais estruturada ou segura.