a junção da espécie documental mais a função/atividade que motivou a produção do documento.

toda a informação (elemento referencial ou dado) registrada em um suporte (material, base), que é utilizada para estudo, prova e pesquisas.

o material no qual são registradas as informações.

a reunião de documentos conforme o seu formato (configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi produzido).

toda informação registrada, original, única e autêntica que resulta da acumulação de documentos, em qualquer suporte, produzidos ou recebidos, no exercício de suas competências, funções e atividades por uma pessoa física ou jurídica.