Na concepção de Leonardo Souto (2010), o planejamento de um serviço de disseminação seletiva de informação deve obedecer a 5 (cinco) etapas. A etapa que corresponde a “um instrumento formal que oficializa, perante a gestão da instituição, a criação do serviço de disseminação seletiva de informações e possibilita seu desenvolvimento de forma consistente e qualitativa e que norteará a execução das etapas subsequentes”, trata do/a: