O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender à administração é a sua principal finalidade).

Informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos.

Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional.

Os documentos são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções (vários exemplares). Tal aquisição se dá, normalmente, por meio da compra do material escolhido, ou, ainda, de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com bibliotecas ou instituições educacionais.

Uma das maneiras de se organizar os documentos é por meio da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.