A organização e o gerenciamento de um programa contínuo de microfilmagem para preservação apresentam desafios típicos do gerenciamento de modelos; e iniciativas de execução imediata requerem abordagens padronizadas de gerenciamento de projeto. O sucesso requer a coordenação de muitas funções complexas. O trabalho de um programa de microfilmagem para preservação vai da rotina de conferir os materiais e apertar o botão da câmara à coordenação altamente sofisticada de várias funções departamentais e ao desenvolvimento e monitoramento de contratos externos. Questões referentes à estrutura organizacional devem ser consideradas quando se planeja um programa contínuo. Em grandes bibliotecas de pesquisa, as atividades da microfilmagem para preservação são frequentemente realizadas dentro do departamento de preservação. Se vier a existir uma unidade central para o seu programa de microfilmagem para preservação, funções seriam lá centralizadas e outras atribuídas a unidades operacionais. É típico centralizar algumas funções dentro da unidade de microfilmagem para preservação.

Segundo Lisa Fox, a função que pode ser descentralizada e entregue a outras unidades é