Uma política arquivística é caracterizada por conjunto de premissas, decisões e ações produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas governamentais em nome do interesse social que contemplam os diversos aspectos – administrativos, legal, científico, cultural, tecnológico, etc. – relativos à produção, uso e preservação da informação arquivística de natureza pública e privada.

Se há de se estabelecer prioridades quanto ao uso dos documentos, devem estas basear-se no caráter de quem o faz e não de quem solicita.

O planejamento resultará em um documento formal, respaldado em informações quantitativas e seguras. Esse documento, sendo fruto do trabalho conjunto das equipes, adquire credibilidade institucional, mas não servirá de base para futuras atividades que visem à preservação do acervo.

A inexistência de uma política arquivística de acesso formalizada não compromete os procedimentos de preservação de acervos.