A adoção de linguagem restrita a determinadas áreas técnicas garante a qualidade do texto oficial e maior compreensão do assunto tratado.

Busca-se a uniformidade das correspondências oficiais ao adotar-se uma postura impessoal nos textos.

Concisão, clareza e informalidade são características fundamentais da redação oficial.

Visto que a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, é necessária sua evocação por meio do vocativo nas comunicações oficiais. A exemplo disso, deve-se usar expressões como Digníssimo ou D.D antes dos nomes dos destinatários.