possui valor administrativo, sendo frequentemente utilizado nas atividades cotidianas da organização.

ainda possui valor para a instituição, mas cujo uso diminuiu, sendo mantido por razões legais ou fiscais.

possui valor histórico, probatório e informativo, devendo ser preservado indefinidamente pela organização.

pode ser descartado após o período de guarda temporária estabelecido pelas normas da organização.

ainda é utilizado com frequência nas atividades administrativas, mas que não tem valor histórico.