Conjunto organizado de políticas externas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos digitais em fase corrente e intermediária, visando a eliminação dos documentos permanentes.

Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado. É aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais.

Conjunto de tecnologias utilizadas para representação da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha, etc.

Conjunto de sistemas que produzem e mantêm somente documentos digitais. Destina-se, igualmente, aos documentos relativos exclusivamente às atividades-meio de um órgão ou entidade e não se restringe a um ramo de atividade específica. Deverá ser adotado como padrão ou norma pela administração pública estadual e municipal.