Em bibliotecas de grande porte usa-se uma tabela com números correspondentes aos sobrenomes dos autores. O sobrenome é simbolizado por sua inicial e pelos números a ele correspondentes; a estes números segue-se, em letra minúscula, a primeira inicial do título (último exemplo acima). A tabela mais conhecida e utilizada para simbolizar, em números, os sobrenomes, é a tabela de Cutter. Existe uma tabela mais simples, incluindo sobrenomes em português, elaborada por Heloisa Almeida Prado, a tabela PHA. A transcrição dos elementos que identificam uma obra ou outro material em uma ficha, chamamos de: