os dados dos exames clínicos e complementares deverão ser registrados em prontuário médico individual sob a responsabilidade do médico responsável pelo PCMSO, ou do médico responsável pelo exame, quando a organização estiver dispensada de PCMSO.

o prontuário do empregado deve ser mantido pela organização, no mínimo, por 5 anos após o seu desligamento.

em caso de substituição do médico responsável pelo PCMSO, a organização deve arquivar para consultas posteriores os prontuários médicos, sendo desobrigada a transferência formal para o sucessor.

podem ser utilizados apenas prontuários médicos em meio físico, a fim de evitar possíveis equívocos durante o arquivamento eletrônico.

o médico responsável pelo PCMSO deve elaborar relatório analítico do programa, bianualmente considerando a data do último relatório e incluindo todos os itens dessa NR.