as empresas privadas ou os órgãos da administração pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentação em meio óptico, eletrônico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação.

os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.

os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

os registros públicos originais, após serem digitalizados, deverão ser integralmente descartados de forma a melhorar a organização, independentemente da legislação pertinente.

o processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.