Os Arquivos empresariais são compostos por documentos que registram decisões e ações concretizadas em nome da organização, portanto são materiais com informação efêmera e sem relevância.

O arquivo denominado PDF/A (Portable Document Format/Archive) é considerado um formato informal para a gestão eletrônica de documentos.

Os chamados arquivos de primeira idade são os documentos que estão classificados para guarda permanente, por motivos legais, e que não são consultados com frequência.

Os chamados arquivos de terceira idade compreendem, de forma restrita, aqueles que servem de provas judiciais. Esses arquivos não são catalogados, por motivo de segurança, e o seu valor tem característica alienável.

Devem ser classificados como arquivos intermediários aqueles que geralmente não são consultados com grande frequência, mas servem de modelos ou comprovantes e podem ser solicitados a qualquer momento.