De acordo com o Manual de Redação Oficial da Presidência da República (2ª edição, revista e atualizada), ambos documentos são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o primeiro é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o segundo é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do segundo, também com particulares.

Esses documentos são, respectivamente,