documento de arquivo é definido como uma informação registrada ou não, em suporte físico ou digital, utilizada como consulta ou pesquisa para resguardar direitos.

os documentos classificados quanto ao gênero como iconográficos apresentam informação em forma de som e/ou imagem em movimento, e incluem documentos sonoros e filmográficos.

o valor administrativo de um documento se refere à possibilidade de uso para fins diferentes daquele para os quais foi criado, considerado como fonte de pesquisa, de informação para terceiros e para a própria administração.

o arquivo corrente ou arquivo de segunda idade possui documentos que aguardam destinação final, apresentam pouca frequência de uso e sua passagem para o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.

o arquivo permanente ou arquivo histórico possui conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo em função do seu valor, cujos documentos desempenham fundamentalmente a função social, histórica e cultural.