A comunicação escrita oficial constitui a imagem de uma organização, devendo apresentar unidade e uniformidade. Deve-se concentrar na essência da mensagem, bem como buscar transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras, por meio do emprego de frases curtas e evitando o acúmulo de ideias em um só parágrafo. Tais características estão relacionadas à qualidade de uma redação oficial denominada: