A clareza do texto oficial depende da prática do redator e de revisão especializada e atenta, não estando relacionada a aspectos do texto em si ou da linguagem nele empregada.

A impessoalidade dos textos oficiais deriva do princípio da impessoalidade, um dos princípios fundamentais da administração pública.

A formalidade caracteriza-se pela proposta de um padrão de apresentação dos textos oficiais, que é alcançado por meio da clareza datilográfica, do uso de papéis uniformes para o texto definitivo e da correta diagramação desse texto.

O cuidado com a linguagem materializa-se na obediência às regras de um padrão oficial de linguagem.

A concisão é uma característica dos textos oficiais que se concretiza por meio da economia de pensamento.