Como forma de uniformizar as comunicações oficiais, emprega-se o mesmo vocativo em todas elas, independentemente de seu destinatário.

O uso do padrão culto da língua, apesar de recomendado pelo Manual de Redação da Presidência deve ser evitado em alguns tipos de redações oficiais, pois dificulta o entendimento dos textos por parte da população em geral.

A redação de um documento oficial deve visar apenas o entendimento da mensagem pelo seu remetente, para quem, de fato, ela é primordial, por isso a estrutura desses documentos não é importante.

O registro de impressões pessoais nas comunicações oficiais não deve ocorrer, ainda que o expediente apresente signatário e destinatário identificados nominalmente.

Todos os expedientes oficiais devem seguir a mesma diagramação, obedecendo, assim, o critério da padronização.