É utilizada para registar o que aconteceu e o assunto abordado em determinadas circunstâncias, devendo apresentar clareza para que o leitor não tenha dúvida sobre o assunto tratado. Além disso, devem constar também a data e a hora do início, o nome da organização, o objetivo do evento, o resumo dos assuntos abordados, o encerramento, a assinatura dos integrantes e a data e hora do encerramento. O documento oficial que tem essa descrição é: