No recebimento de documento, a interpretação da correspondência e sua classificação deve ser de acordo com a empresa.

É sabido que durante a tramitação de um documento, os arquivos intermediários podem exercer funções de protocolo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo.

Quando desejamos saber algo sobre um documento, verificamos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.

Quando o documento chega ao seu destino, o responsável daquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor.