É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros.

Toda empresa possui diversos tipos de documentos e, em sua maioria, são documentos importantes para a empresa, por isso devem ser bem armazenados. Existem dois tipos de arquivos onde são guardados esses documentos, o Arquivo Morto e o Arquivo Ativo.

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios: Arquivo de Primeira Idade ou Corrente; Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário; Arquivo de Terceira Idade ou Permanente.

De acordo com a entidade criadora o arquivo se classifica em: Ostensivo, Sigiloso, Ultrasecreto, Secreto, Confidencial e Reservado.

A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.