A criação de novos sistemas de informação arquivísticos, informatizados, dependerá das seguintes providências preliminares:

• elaboração da tabela de temporalidade;
• elaboração de plano de classificação;
• estabelecimento de uma cultura do uso dos recursos informáticos para atividades de controle dos arquivos;
• discussão multidisciplinar com as áreas envolvidas;
• definição de responsabilidades para a gestão documental;
• desenvolvimento de um estudo sistemático do diagnóstico.