Os arquivos da secretaria escolar costumam dividir-se de acordo com sua funcionalidade, grau de urgência das informações e suporte utilizado.

O arquivo digital é realizado por intermédio das tecnologias digitais em sistema informatizado.

Um exemplo de procedimentos utilizados para a organização dos documentos dos alunos no arquivo corrente é organizar a documentação dos estudantes, guardando-a em pastas/ dossiês individuais.

O arquivo permanente refere-se aos documentos escolares de uso contínuo, os quais, em razão de seu valor probatório e informativo, devem ser conservados.

Digitalizar, a critério da IE/UE, os documentos a serem arquivados, para facilitar possíveis consultas.