Suponhamos a existência de uma empresa com 500 empregados, que manipula um estoque de material de consumo com cerca de 10 mil itens, e que ainda não possua um sistema de computação eletrônico. Na gerência de pessoal, as informações sobre os funcionários da empresa estão organizadas da seguinte forma:
- as informações sobre cada funcionário são colocadas em um formulário apropriado, estruturado com campos separados para cada um dos itens de informação, tais como: número de matrícula, nome, endereço, departamento, salário;
- o formulário é guardado ("armazenado") em uma pasta (uma para cada funcionário), identificada externamente pelo número de matrícula do funcionário;
- as 500 pastas são guardadas em um armário de aço com gavetas (arquivo), sendo organizadas em ordem crescente de número de matrícula (é a chave de acesso à pasta desejada).
Pergunta-se: considerando que a empresa vai adquirir um sistema de computação eletrônico, qual o hardware onde estas informações serão armazenadas permanentemente?